Für einen individuellen Ausdruck passen Sie bitte die Einstellungen in der Druckvorschau Ihres Browsers an. Regelwerk, Allgemeines

Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Verzeichnisse

Der Notar führt die folgenden Verzeichnisse:

1. das Urkundenverzeichnis,
2. das Verwahrungsverzeichnis.

§ 2 Akten

Der Notar führt die folgenden Akten:

1. die Urkundensammlung,
2. die Erbvertragssammlung,
3. die elektronische Urkundensammlung,
4. die Sondersammlung,
5. die Nebenakten,
6. die Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und
7. die Generalakte.

§ 3 Urschriften, Ausfertigungen, Abschriften und elektronische Urkunden ^21b

(1) Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften von Urkunden sind so herzustellen, dass sie gut lesbar, dauerhaft und fälschungssicher sind.Satz 1 gilt für die Erstellung elektronischer Urkunden entsprechend.

(2) Im Schriftbild der Urschrift einer Urkunde darf nichts unleserlich gemacht werden.

(3) Auf jeder Urschrift, Ausfertigung oder Abschrift einer Urkunde sind die Urkundenverzeichnisnummer und die Jahreszahl anzugeben. Satz 1 gilt für das nach § 39a des Beurkundungsgesetzes erstellte elektronische Dokument entsprechend. Auf dem nach § 16b des Beurkundungsgesetzes erstellten elektronischen Dokument müssen die Urkundenverzeichnisnummer und die Jahreszahl nicht angegeben werden.

§ 4 Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen ²¹

(1) Ist die Verwendung eines bestimmten Dateiformats oder eines bestimmten Systems nicht durch andere oder aufgrund anderer Rechtsvorschriften vorgeschrieben, so sind elektronische Akten und Verzeichnisse (elektronische Aufzeichnungen) in einem Dateiformat zu führen, das allgemein gebräuchlich ist. Elektronische Aufzeichnungen können auch in einem anderen Dateiformat geführt werden, wenn dieses ohne erheblichen zeitlichen oder finanziellen Aufwand in ein allgemein gebräuchliches Dateiformat überführt werden kann.

(2) Geht die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle über, so hat die bisher zuständige Stelle der künftig zuständigen Stelle elektronische Aufzeichnungen auf einem allgemein gebräuchlichen Datenträger zu übergeben. Handelt es sich um elektronische Aufzeichnungen, die im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher vorliegen, so hat die bisher zuständige Stelle an der Einräumung des Zugangs für die künftig zuständige Stelle mitzuwirken, soweit dies erforderlich ist.

§ 5 Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen ^21a

(1) Systeme, die zum Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen verwendet werden, sind durch geeignete und dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen.

(2) Elektronische Aufzeichnungen sind durch geeignete Vorkehrungen gegen unzulässigen Verlust, unzulässige Veränderung und unzureichende Verfügbarkeit zu sichern.

(3) Körperliche Zugangsmittel, die der Notar für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv verwendet, sind sicher zu verwahren. Sie dürfen keiner anderen Person überlassen werden.

(4) Der Notar darf Wissensdaten, die er für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv benutzt, keiner anderen Person preisgeben.

(5) Der Notar muss durch geeignete Vorkehrungen sicherstellen, dass die bei ihm beschäftigten Personen mit den ihnen überlassenen Zugangsmitteln und mit ihren Wissensdaten den Absätzen 3 und 4 entsprechend umgehen.

§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Bundesnotarkammer präzisiert durch Verhaltensregeln nach Artikel 40 Absatz 2 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 04.05.2016 S. 1; L 314 vom 22.11.2016 S. 72; L 127 vom 23.05.2018 S. 2) die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 zu treffen sind, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die in den elektronischen Aufzeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten elektronischen Hilfsmitteln verarbeitet werden.

Abschnitt 2
Urkundenverzeichnis

§ 7 Urkundenverzeichnis ^21b

(1) In das Urkundenverzeichnis einzutragen sind

1. Niederschriften ( §§ 8, 36 und 38 des Beurkundungsgesetzes),
2. elektronische Niederschriften (§ 16b des Beurkundungsgesetzes),
3. Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten:
   1. die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens,
   2. die Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift,
   3. die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine Privaturkunde vorgelegt worden ist,
   4. sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes,