umwelt-online-Demo: Archivdatei - Entscheidung 2013/504/EU des Europäischen Datenschutzbeauftragten zur Annahme der Geschäftsordnung (1)

Entscheidung 2013/504/EU des Europäischen Datenschutzbeauftragten vom 17. Dezember 2012 zur Annahme der Geschäftsordnung

(ABl. Nr. L 273 vom 15.10.2013 S. 41;
Entsch. EDSB 2020 - ABl. L 204 vom 26.06.2020 S. 49aufgehoben)

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Union und zum freien Datenverkehr¹, insbesondere Artikel 46 Buchstabe k,

(1) Artikel 8 der Charta der Grundrechte und Artikel 16 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union sehen vor, dass die Einhaltung der Bestimmungen zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen der Europäischen Union der Kontrolle einer unabhängigen Behörde unterliegt.

(2) Die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 sieht die Einrichtung einer unabhängigen Behörde vor, die als der Europäische Datenschutzbeauftragte bezeichnet wird und die sicherstellt, dass die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen, insbesondere ihr Recht auf Privatsphäre, im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten von den Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft geachtet werden.

(3) Die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 legt auch die Aufgaben und Befugnisse des Europäischen Datenschutzbeauftragten fest und sieht die Ernennung des Europäischen Datenschutzbeauftragten und des stellvertretenden Datenschutzbeauftragten vor.

(4) Die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 sieht außerdem vor, dass der Europäische Datenschutzbeauftragte von einer Geschäftsstelle unterstützt wird und enthält eine Reihe von Bestimmungen im Hinblick auf Personal- und Haushaltsfragen.

(5) Der Beschluss Nr. 1247/2002/EG des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 1. Juli 2002 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Europäischen Datenschutzbeauftragten enthält eine Reihe zusätzlicher diesbezüglicher Bestimmungen.²

(6) Weitere Bestimmungen des EU-Rechts sehen zusätzliche Aufgaben und Befugnisse des Europäischen Datenschutzbeauftragten vor

Der Europäische Datenschutzbeauftragte nimmt die ihm kraft Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und anderen Bestimmungen des EU-Rechts auferlegten Aufgaben und Befugnisse wahr.

Artikel 3 Unabhängigkeit, verantwortungsbewusste Amtsführung und gute Verwaltungspraxis

(1) Nach Maßgabe von Artikel 44 der Verordnung übt der Datenschutzbeauftragte sein Amt in völliger Unabhängigkeit aus.

(2) Der Datenschutzbeauftragte gewährleistet die ordnungsgemäße Arbeit der Dienste, die zur Wahrnehmung der in Artikel 1 genannten Aufgaben zur Verfügung stehen, unter Wahrung der Grundsätze der verantwortungsgemäßen Amtsführung, der guten Verwaltungspraxis und der guten Haushaltsführung.

Artikel 4 Rollen des Datenschutzbeauftragten und des stellvertretenden Datenschutzbeauftragten

(1) Der Datenschutzbeauftragte und der stellvertretende Datenschutzbeauftragte sind als Mitglieder des Organs für die Annahme von Strategien, Politiken und Entscheidungen verantwortlich und arbeiten bei der Wahrnehmung der in Artikel 1 genannten Aufgaben zusammen. Der stellvertretende Datenschutzbeauftragte nimmt in Abwesenheit oder bei Handlungsunfähigkeit des Datenschutzbeauftragten dessen Aufgaben wahr und umgekehrt.

(2) Der Datenschutzbeauftragte und der stellvertretende Datenschutzbeauftragte streben die Erzielung eines Konsenses im Hinblick auf die allgemeinen Strategien und Politiken sowie andere wichtige Fragen an, einschließlich derjenigen in Bezug auf die Geschäftsstelle. Sofern kein Konsens erzielt wird und eine Angelegenheit dringend ist, entscheidet der Datenschutzbeauftragte.

(3) Der Datenschutzbeauftragte legt in enger Zusammenarbeit mit dem stellvertretenden Datenschutzbeauftragten die Arbeitsteilung zwischen den beiden fest und bestimmt unter anderem, wer von beiden vorrangig für die Ausarbeitung, Annahme und das follow-up von Entscheidungen verantwortlich ist und welche Aufgaben gegebenenfalls an den stellvertretenden Datenschutzbeauftragten delegiert werden.

(1) Gemäß Artikel 43 Absatz 4 der Verordnung wird der Datenschutzbeauftragte von einer Geschäftsstelle unterstützt, deren Aufgaben und Arbeitsmethoden vom Datenschutzbeauftragten definiert werden.

(2) Der Datenschutzbeauftragte kann bestimmte Aufgaben einzelnen Bediensteten übertragen, die von anderen Bediensteten ersetzt werden können.

(3) Der Datenschutzbeauftragte richtet eine Reihe von Referaten und Sektoren ein, die die Geschäftsstelle zur Unterstützung der Vorbereitung und Wahrnehmung der in Artikel 1 genannten Aufgaben bilden. Jedes Referat bzw. jeder Sektor werden von einem Referatsleiter bzw. einem Bereichsleiter geführt.

(1) Die Geschäftsstelle wird von einem Direktor geführt, der alle Maßnahmen ergreift, die erforderlich sind, um ein ordnungsgemäßes Funktionieren des Sekretariats und eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten, einschließlich der Ersetzung des Direktors bei dessen Abwesenheit oder Handlungsunfähigkeit.

(1) Der Verwaltungsrat besteht aus dem Datenschutzbeauftragten, dem stellvertretenden Datenschutzbeauftragten und dem Direktor. Der Verwaltungsrat tritt regelmäßig zusammen, gewöhnlich wöchentlich, um allgemeine Strategien und Politiken sowie sonstige wichtige Fragen zu erörtern und trägt zur guten Koordinierung der diesbezüglichen Aktivitäten bei.

(2) Der Direktor gewährleistet das ordnungsgemäße Funktionieren des Sekretariats des Verwaltungsrats.

Der Direktor trifft regelmäßig, gewöhnlich wöchentlich, mit den Referats- und Bereichsleitern zusammen, um die Koordinierung und Planung der Aktivitäten und die Vorbereitung und Umsetzung der Strategien und Politiken sicherzustellen. Der Direktor gewährleistet das ordnungsgemäße Funktionieren des Sekretariats der Referats- und Sektorenleitersitzung.

(1) Der Direktor übt die Befugnisse der Anstellungsbehörde in der Bedeutung von Artikel 2 des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und die Befugnisse der zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigten Behörde in der Bedeutung von Artikel 6 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union und etwaige andere verbundene Befugnisse aus, die auf sonstige interne sowie interinstitutionelle Verwaltungsbeschlüsse zurückgehen, sofern die Entscheidung des Datenschutzbeauftragen zur Ausübung der Befugnisse der Anstellungsbehörde und der zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigten Behörde nichts anderes vorsieht.

(2) Der Direktor kann die Ausübung der in Absatz 1 genannten Befugnisse an den für das Management der Humanressourcen zuständigen Beamten übertragen.

(1) Die Befugnisse des Anweisungsbefugten werden vom Datenschutzbeauftragten ausgeübt. Die Befugnisse des bevollmächtigten Anweisungsbefugten und des nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten werden von denjenigen Personen ausgeübt, die in der Charta der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der bevollmächtigten Anweisungsbefugte und in der Charta der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten ernannt sind.

(2) Der Rechnungsprüfer der Europäischen Kommission wird zum Rechnungsprüfer des EDSB ernannt.

(1) Der Datenschutzbeauftragte kann dem Direktor die Befugnis übertragen, den definitiven Text etwaiger Entscheidungen oder Stellungnahmen, deren Inhalt bereits definiert wurde, anzunehmen und zu unterzeichnen.

(2) Sofern dem Direktor gemäß Absatz 1 Befugnisse übertragen wurden, kann dieser die Befugnis zur deren Ausübung in seiner Abwesenheit dem Leiter des betroffenen Referats oder Sektors übertragen.

(3) Die Absätze 1 und 2 berühren nicht die Bestimmungen bezüglich der Übertragung von Befugnissen, die der Anstellungsbehörde übertragen wurden oder diejenigen in Finanzfragen gemäß den Artikeln 9 und 10.

(1) In Abwesenheit des Datenschutzbeauftragten und des stellvertretenden Datenschutzbeauftragten oder in Fällen, in denen diese verhindert sind, ihr Amt auszuüben, werden diese in dringenden Angelegenheiten während ihrer Abwesenheit oder Handlungsunfähigkeit vom Direktor ersetzt.

(2) Sofern der Direktor verhindert ist, seine Funktionen auszuüben oder sofern die Stelle nicht besetzt ist und kein Beamter vom Datenschutzbeauftragten ernannt wurde, werden die Funktionen des Direktors vom Referats- oder Bereichsleiter in der höchsten Besoldungsgruppe oder, bei gleicher Besoldungsgruppe, von dem in seiner Besoldungsgruppe dienstältesten Referats- oder Bereichsleiter oder, bei gleichem Dienstalter, vom ältesten Referats- oder Bereichsleiter ausgeübt.

(3) Ist kein Referats- oder Bereichsleiter anwesend und wurde kein Beamter ernannt, übernimmt die Funktion des Stellvertreters der Bedienstete des Referats oder des Sektors in der höchsten Besoldungsgruppe oder, bei gleicher Besoldungsgruppe, der in seiner Besoldungsgruppe dienstälteste Bedienstete oder, bei gleichem Dienstalter, der älteste Bedienstete.

(4) Jeder andere Dienstvorgesetzte wird im Fall seiner Verhinderung oder wenn die Stelle nicht besetzt ist, von einem vom Direktor im Einvernehmen mit dem Datenschutzbeauftragten ernannten Bediensteten ersetzt. Hat der Direktor keinen Beamten zur Vertretung bestimmt, wird diese von dem anwesenden Bediensteten des Referats oder des Sektors in der höchsten Besoldungsgruppe oder, bei gleicher Besoldungsgruppe, vom dienstältesten anwesenden Untergebenen des Referats oder des Sektors und, bei gleichem Dienstalter, von dem ältesten Untergebenen wahrgenommen.

(5) Die Absätze 1 bis 4 berühren nicht die Bestimmungen bezüglich der Übertragung von Befugnissen, die der Anstellungsbehörde übertragen wurden oder diejenigen in Finanzfragen gemäß den Artikeln 9 und 10.

(1) In Übereinstimmung mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung und der wirtschaftlichen Haushaltsführung legt der EDSB jedes Jahr einen jährlichen Managementplan fest. Dieser Plan übersetzt die langfristige Strategie des EDSB in allgemeine und spezifische Zielsetzungen. Es werden Erfolgsindikatoren und Zielsetzungen definiert und zweimal jährlich gemessen, um die Ergebnisse zu überwachen und nachzuverfolgen.

(2) Eine Risikoanalyse der geplanten Aktivitäten des EDSB ist Teil des jährlichen Managementplans, der die identifizieren Risiken und die Risikobegrenzungsplanung umfasst.

(1) Gemäß Artikel 48 der Verordnung legt der EDSB dem Europäischen Parlament, dem Rat und der Kommission jährlich einen Bericht über seine Tätigkeit ("jährlicher Tätigkeitsbericht") vor und leitet diesen an die anderen Organe weiter.

(2) Der jährliche Tätigkeitsbericht wird spätestens am 1. Juli des Folgejahres vorgelegt und auf der Website des EDSB veröffentlicht.

(3) Der EDSB prüft die Bemerkungen der anderen unter Absatz 1 genannten Organe gemäß Artikel 48Absatz 2 der Verordnung mit Blick auf die anschließende mögliche Prüfung des Berichts im Europäischen Parlament.

(1) Der EDSB handelt im öffentlichen Interesse als fachkundige, unabhängige und verlässliche Stelle mit hoher Kompetenz im Bereich des Datenschutzes auf der Ebene der Europäischen Union. Die Beiträge des EDSB beruhen auf Unparteilichkeit, Integrität, Transparenz und Pragmatismus.

(2) Der EDSB stellt gemeinsam mit den anderen Betroffenen konstruktiv sicher, dass ein Gleichgewicht zwischen Datenschutz und dem Recht auf Privatsphäre und anderen Interessen und Politiken geschaffen wird.

(3) Die Überwachung der Organe basiert auf dem Grundsatz, dass die Verantwortlichkeit für die Einhaltung der Bestimmungen vorwiegend bei den für die Verarbeitung Verantwortlichen selbst liegt.

Der EDSP nimmt Strategiepapiere an, um die wesentlichen Elemente der Politik des EDSB im Hinblick auf spezifische Aktivitäten zu definieren, sofern dies als Orientierungshilfe im Hinblick auf die Haltung des EDSB in Bezug auf eine spezifische Aktivität von Bedeutung ist. Die Strategiepapiere werden regelmäßig aktualisiert.

Der EDSB führt regelmäßig Überwachungsmaßnahmen durch, um einen angemessenen Überblick über die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen seitens der Organe zu erhalten. Diese Maßnahmen können allgemeiner Natur oder zielgerichtet sein und basieren auf den Kenntnissen und Beweismitteln, die in Durchführung der Überwachungsaktivitäten eingeholt werden.

Der EDSB setzt die Datenschutzverpflichtungen unter Einsatz der ihm gemäß Artikel 47 der Verordnung gewährten Befugnisse durch. Diese Befugnisse werden in Fällen schwerwiegender, vorsätzlicher und wiederholter Fälle der Nichteinhaltung der Bestimmungen in vollem Maße eingesetzt.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 27 Absatz 1 der Verordnung werden Verarbeitungen, die aufgrund ihres Charakters, ihrer Tragweite oder ihrer Zweckbestimmungen besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen beinhalten können, vom EDSB nach Meldung durch den Datenschutzbeauftragten eines Organs vorab kontrolliert.

(2) Bei Zweifeln an der Notwendigkeit einer Vorabkontrolle legt der EDSB auf Ersuchen des Datenschutzbeauftragten fest, ob die Verarbeitung besondere Risiken beinhaltet und fordert gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten auf, den Fall entsprechend zu melden.

(3) Falls die Verarbeitung keine besonderen Risiken beinhaltet, kann der EDSB dennoch bestimmte Empfehlungen an das Organ richten.

(4) Meldungen zu Vorabkontrollen werden per E-Mail unter Verwendung des Standardformulars des EDSB an die Geschäftsstelle des EDSB gesandt.

(5) Alle relevanten zusätzlichen Informationen bezüglich der gemeldeten Verarbeitung können dem Meldungsformular beigefügt werden.

(1) Der EDSB nimmt eine Stellungnahme an, in der die relevanten Begründungen und Schlussfolgerungen der Vorabkontrolle dargelegt werden.

(2) Wenn die gemeldete Verarbeitung eine mögliche Verletzung einer der Bestimmungen der Verordnung mit sich bringt, unterbreitet der EDSB gegebenenfalls Vorschläge für die Vermeidung einer derartigen Verletzung.

Artikel 21 Fristen und Aussetzung der Fristen zur Annahme einer Stellungnahme zur Vorabkontrolle

(1) Gemäß Artikel 27 Absatz 4 der Verordnung gibt der EDSB seine Stellungnahme zur Vorabkontrolle innerhalb von zwei Monaten nach Empfang der Meldung ab. Der EDSB kann weitere für notwendig erachtete Auskünfte anfordern. Die Frist von zwei Monaten kann ausgesetzt werden, bis der EDSB die von ihm erbetenen Auskünfte erhalten hat. Die Zweimonatsfrist kann einmalig um einen weiteren Zeitraum von zwei Monaten verlängert werden, wenn dies durch die Komplexität des Falles erforderlich wird.

(2) Ist nach Ablauf dieser gegebenenfalls verlängerten Zweimonatsfrist keine Stellungnahme erfolgt, so gilt sie als positiv.

(3) Als Anfangstermin für die Berechnung der Frist gilt der Tag nach Eingang des Meldungsformulars.

(4) Endet die Frist an einem Feiertag oder einen anderem Tag, an dem die Dienste des EDSB geschlossen sind, gilt der nächste Arbeitstag als Enddatum für die Abgabe der Stellungnahme.

(1) Vor Annahme einer Stellungnahme übermittelt der EDSB einen Entwurf der Stellungnahme für eine Rückmeldung zu praktischen Aspekten und sachlichen Ungenauigkeiten. Das Organ übermittelt diese Rückmeldung innerhalb von zehn Tagen nach Empfang des Entwurfs. Dieser Zeitraum kann ausgehend von einem begründeten Antrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verlängert werden. Das Ersuchen um Rückmeldung setzt die in Artikel 21 Absatz 1 genannte Frist aus. Geht nach Verstreichen der Frist keine Rückmeldung ein, nimmt der EDSB die Stellungnahme an.

(2) Der EDSB gewährt dem Organ eine Frist von drei Monaten nach Annahme der Stellungnahme zur Übermittlung von Informationen über die Umsetzung der in der Stellungnahme enthaltenen Empfehlungen. Diese Informationen unterliegen einem follow-up seitens des EDSB.

(1) Gemäß Artikel 27 Absatz 5 der Verordnung führt der EDSB ein Register der von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen vorgenommenen Verarbeitungen, die gemäß Artikel 27 der Verordnung gemeldet wurden.

(2) Das Register enthält keinerlei Bezugnahmen auf Sicherheitsmaßnahmen. Es enthält einen Link zur Stellungnahme des EDSB und Informationen über die Frist zur Vorlage von Informationen seitens des Organs gemäß Artikel 22 Absatz 2. Das Register ist auf der Website des EDSB zugänglich.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 28 Absatz 1 der Verordnung unterrichten die Organe den EDSB über die Ausarbeitung verwaltungsrechtlicher Maßnahmen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten.

(2) Nach Maßgabe von Artikel 46 Buchstabe d berät der EDSB Organe im Rahmen einer Konsultation in allen Fragen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen, insbesondere bevor sie interne Vorschriften für den Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten von Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ausarbeiten.

(3) Grundsätzlich zieht der EDSB Konsultationen nur dann in Betracht, wenn diese zuvor dem behördlichen Datenschutzbeauftragten des betroffenen Organs zur Konsultation unterbreitet wurden.

(1) Der EDSB gibt seine Stellungnahme grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach Empfang der Konsultation ab. Der EDSB kann zusätzliche für notwendig erachtete Informationen anfordern. Die Frist von zwei Monaten kann ausgesetzt werden, bis der EDSB die von ihm verlangten Angaben erhalten hat.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 41 und Artikel 28 Absatz 2 der Verordnung erteilt der EDSB Empfehlungen im Hinblick auf Legislativvorschläge, die auf den Verträgen basieren, oder im Hinblick auf andere Rechtsakte und Dokumente, wie:

Der EDSB unterbreitet seine Empfehlungen im Rahmen von Konsultationen durch die Kommission gemäß Artikel 28 Absatz 2 der Verordnung, ausgehend von einem Ersuchen eines Organs, oder aus eigener Initiative.

(2) Der EDSB steht den betroffenen Organen während aller Phasen des Legislativverfahrens zur Konsultation zur Verfügung.

(1) Wie mit der Kommission vereinbart, soll der EDSB konsultiert werden, bevor das Kollegium der Kommissionmitglieder eine endgültige Entscheidung bezüglich der Annahme einer Maßnahme oder eines Legislativvorschlags oder eines Grundsatzdokuments ergreift. Als Antwort auf eine solche Konsultation gibt der EDSB gegenüber dem zuständigen Dienst der Kommission informelle Bemerkungen zum Entwurf des Vorschlags oder eines damit verbundenen Dokuments ab.

(2) Bei den informellen Bemerkungen gemäß Absatz 1 wird die Vertraulichkeit des internen Entscheidungsverfahrens der Kommission auf der Grundlage der anwendbaren Bestimmungen der Verträge und der Sekundärgesetzgebung gewahrt. Der EDSB ist bemüht, die von den Diensten der Kommission vorgeschlagenen Fristen einzuhalten, sofern dies zumutbar und praktikabel ist.

(1) Die Ratschläge des EDSB zu einem Legislativorschlag oder einem verbundenen Dokument können die Form einer Stellungnahme, formeller Bemerkungen oder eines anderen als angemessen betrachteten Instruments annehmen.

(2) In einer Stellungnahme analysiert der EDSB die Datenschutzaspekte eines Vorschlags oder eines damit verbundenen Dokuments. Grundsätzlich ergeht eine Stellungnahme innerhalb von drei Monaten nach Annahme des Vorschlags oder des verbundenen Dokuments.

(3) Eine Zusammenfassung der Stellungnahme wird im Amtsblatt der Europäischen Union (Serie C) veröffentlicht, während die vollständige Fassung auf der Website des EDSB veröffentlicht wird.

(4) Bei formellen Bemerkungen konzentriert sich der EDSB auf spezifische Aspekte eines Vorschlags oder eines damit verbundenen Dokuments. Grundsätzlich ergehen diese innerhalb von zwei Monaten nach Annahme des Vorschlags oder des verbundenen Dokuments. Die Bemerkungen werden auf der Website des EDSB veröffentlicht.

(1) Der EDSB veröffentlicht die jährlichen Prioritäten auf der Website des EDSB.

(2) Der EDSB veröffentlicht auf der Website dreimal jährlich eine Vorausschau der Legislativvorschläge und damit verbundenen Dokumenten, hinsichtlich derer er Stellung zu nehmen beabsichtigt. In dieser Vorausschau werden diese Dokumente ausgehend von ihrer Priorität klassifiziert.

(3) Die Vorausschau basiert auf dem jährlichen Arbeitsprogramm der Kommission, den aktualisierten Anhängen und allen weiteren zur Verfügung stehenden sachdienlichen Informationen.

Artikel 30 Folgemaßnahmen im Hinblick auf Stellungnahmen zu Legislativvorschlägen und formelle Bemerkungen

(1) Der EDSB verfolgt auf aktive Weise nach Abgabe seiner Empfehlungen die Entwicklungen im Europäischen Parlament, im Rat und in der Kommission.

(2) Der Datenschutzbeauftragte steht zur Verfügung, um die Empfehlungen des EDBS in einer Sitzung mit dem rechtsetzenden Organ mündlich vorzustellen und zu erörtern.

(3) Sofern wesentliche Änderungen einer Legislativmaßnahme vorgenommen werden, kann es der EDSB erwägen, eine weitere Stellungnahme, formelle Bemerkungen oder ein anderes als angemessen betrachtetes Instrument vorzulegen.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 46 Buchstabe a hört der EDSB Beschwerden an und prüft diese in angemessenem Ausmaß und unterrichtet die betroffene Person innerhalb einer angemessenen Frist über den Ausgang seiner Prüfung.

(2) Beim EDSB eingereichte Beschwerden haben keine Auswirkungen auf die Fristen für Einsprüche in parallelen Verwaltungs- und Gerichtsverfahren.

(1) Aus einer Beschwerde geht der Name der die Beschwerde einreichenden Person hervor.

(2) Eine Beschwerde wird schriftlich in einer der Amtssprachen der Europäischen Union eingereicht und enthält alle Informationen, die erforderlich sind, um den Sachverhalt zu verstehen.

(3) Eine Beschwerde wird grundsätzlich innerhalb von zwei Jahren nach dem Zeitpunkt eingereicht, zu dem der Beschwerdeführer Kenntnis von den Fakten erlangt hat, auf denen die Beschwerde basiert.

(4) Wird bezüglich desselben Sachverhalts auch eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten eingereicht, prüft der EDSB die Zulässigkeit auf der Grundlage der Bestimmungen der gemeinsamen Absichtserklärung des EDSB und des Europäischen Bürgerbeauftragten.³

(1) Der EDSB entscheidet über die angemessenste Form und die angemessensten Mittel zur Bearbeitung einer Beschwerde unter Berücksichtigung folgender Aspekte:

(2) Die Aktionen des EDSB können insbesondere in schriftlichen Auskunftsanfragen, Befragungen der betroffenen Personen, Vorortinspektionen oder der kriminaltechnischen Prüfung der betroffenen Vorrichtungen bestehen.

(3) Der EDSB legt den Inhalt einer Beschwerde und die Identität des Beschwerdeführers nur dann offen, wenn dies für die Durchführung der Ermittlungen erforderlich ist. Während und nach den Ermittlungen werden keine Dokumente im Zusammenhang mit der Beschwerde, einschließlich der endgültigen Entscheidung, vom EDSB Dritten offengelegt, es sei denn, die betroffenen Personen willigen in eine Offenlegung ein, oder der EDSB ist gesetzlich dazu verpflichtet.

(4) Informationen über die Beschwerde werden vom EDSB nur in einer Form veröffentlicht, die es nicht erlaubt, den Beschwerdeführer oder andere beteiligte betroffene Personen zu identifizieren.

(1) Der EDSB informiert den Beschwerdeführer so bald wie möglich über den Ausgang einer Beschwerde und die ergriffenen Maßnahmen.

(2) Wird eine Beschwerde für unzulässig befunden oder das Verfahren eingestellt, rät der EDSB gegebenenfalls dem Beschwerdeführer, diese an eine andere Behörde zu richten.

(3) Nach Maßgabe von Artikel 32 Absatz 2 der Verordnung gilt die Beschwerde als abgelehnt, sofern innerhalb von sechs Monaten keine Antwort des EDSB ergeht.

(1) Der Beschwerdeführer und das betroffene Organ können den EDSB auffordern, eine Entscheidung bezüglich einer Beschwerde zu überprüfen.

(2) Ein Überprüfungsantrag wird innerhalb eines Monats nach Empfang der Entscheidung eingereicht und kann sich ausschließlich auf neue Elemente oder rechtliche Argumente beziehen, die vom EDSB nicht berücksichtigt wurden.

(3) Unbeschadet der Möglichkeit, den EDSB aufzufordern, die Entscheidung bezüglich einer Beschwerde zu überprüfen, kann die Entscheidung vor dem Gerichtshof der Europäischen Union gemäß den in Artikel 263 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union genannten Bedingungen angefochten werden.

(1) Der EDSB beschließt die Durchführung einer Inspektion, sofern eine Vorortkontrolle zur Wahrnehmung von Aufsichtsaufgaben oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung als erforderlich betrachtet wird.

(2) Die Durchführung einer Inspektion wird dem betroffenen Organ vier Wochen vor dem geplanten Inspektionstermin schriftlich angekündigt. In der Mitteilung wird der Zweck und der Umfang der Inspektion beschrieben, das Datum der Inspektion festgelegt und eine Frist festgesetzt, innerhalb welcher das Organ eine Änderung des Termins beantragen kann und dem EDSB die geforderten Informationen vorlegen muss.

(3) Seitens des EDSB ergeht dann eine Entscheidung bezüglich einer Inspektion, in welcher der Zweck, der Umfang, das Datum bzw. die Daten und die Uhrzeit sowie der Ort bzw. die Orte der Inspektion festgelegt werden und in welcher die Rechtsgrundlage für die Durchführung der Inspektion angegeben ist. Der Entscheidung werden die Dienstaufträge der Bediensteten beigefügt, die an der Inspektion teilnehmen.

(4) Die Bediensteten, die die Inspektion durchführen, holen etwaige schriftliche Beweismittel auf selektive und angemessene Weise ein. Alle schriftlichen Beweismittel werden angemessen gesichert.

(5) Die Befragungen und die während einer Inspektion eingeholten Informationen und das befolgte Verfahren werden in einem Protokoll festgehalten, das dem Organ zur Stellungnahme übermittelt wird. Geht diese Stellungnahme nicht fristgemäß ein, so gilt das Protokoll als genehmigt. Eine Liste der während der Prüfung eingeholten Beweismittel ist dem Protokoll beigefügt.

(6) Der EDSB legt die Ergebnisse der Inspektion in einem Inspektionsbericht dar. Dieser Bericht enthält alle etwaig von dem geprüften Organ zu ergreifenden Maßnahmen und unterliegt einem follow-up seitens des EDSB.

(1) Der EDSB führt Besuche durch, um bei den leitenden Bediensteten eines Organs für mehr Engagement im Hinblick auf die Einhaltung der Bestimmungen der Verordnung zu sorgen.

(2) Die Entscheidung hinsichtlich der Durchführung eines Besuchs basiert grundsätzlich auf einem Mangel an Engagement im Hinblick auf die Einhaltung der Verordnung, einem Mangel an Kommunikation oder dient der Sensibilisierung.

(3) Sofern angemessen, wird ein Besuch mit einer Vereinbarung hinsichtlich eines Plans ("Roadmap") abgeschlossen, in der sich der Leitung des Organs verpflichtet, bestimmte - gemäß der Verordnung vorgesehene - Pflichten innerhalb einer festgesetzten Frist zu erfüllen. Dieser vereinbarte Plan unterliegt einem follow-up seitens des EDSB.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 46 Buchstabe e der Verordnung verfolgt der EDSB die Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie. Bei Durchführung dieser Aufgabe zielt der EDSB darauf ab, sich abzeichnende Trends mit potentiellen Auswirkungen auf den Datenschutz zu identifizieren, Kontakte mit den betroffenen Parteien aufzubauen, für eine Sensibilisierung im Hinblick auf mögliche Datenschutzaspekte zu sorgen und eine Orientierungshilfe dazu zu geben, wie Datenschutzfragen in den betroffenen Projekten umgesetzt werden können, die Grundsätze des eingebauten Datenschutzes und der datenschutzfreundlichen Voreinstellungen zu fördern und, sofern erforderlich, die Aufsichtsmethoden der technologischen Entwicklung anzupassen.

(2) Der EDSB trägt zu Rahmenprogrammen der Europäischen Union bei, indem er an wissenschaftlichen Beratergremien teilnimmt, die Kommission beim Bewertungsverfahren von Vorschlägen unterstützt oder gegebenenfalls mittels etwaiger anderer Mittel.

(3) Der EDSB kann beschließen, zu einzelnen von der EU finanzierten Forschungs-, Technologieentwicklungs- und Demonstrationsaktivitäten beizutragen, indem er auf Anfrage oder auf eigene Initiative eine Stellungnahme zu der Aktivität abgibt.

Nach Maßgabe von Artikel 47 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung kann der EDSB unter den im Vertrag vorgesehenen Bedingungen den Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften anrufen. Der EDSB nimmt diese Befugnis, sofern erforderlich, in Anspruch, falls ein Organ gegen die Verordnung verstößt und falls die vom EDSB gemäß Artikel 47 der Verordnung ergriffenen Durchsetzungsmaßnahmen keine Wirkung zeigen.

Nach Maßgabe von Artikel 32 Absatz 3 der Verordnung kann gegen Entscheidungen des EDSB Klage beim Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften erhoben werden.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 47 Absatz 1 Buchstabe i der Verordnung kann der EDSB beim Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften anhängigen Verfahren beitreten.

(2) Der EDSB beantragt, als Streithelfer im Verfahren zugelassen zu werden, sofern die Rechtssache von genereller Bedeutung für den Datenschutz ist oder sofern der EDSB direkt vom Sachverhalt in Ausübung seiner Aufsichtspflichten betroffen ist.

(3) Die Entscheidung, zu beantragen, als Streithelfer im Verfahren zugelassen zu werden, kann auch davon beeinflusst werden, ob die Frage des Datenschutzes einen wesentlichen Teil der Rechtssache ausmacht oder ob es wahrscheinlich ist, dass ein Beitreten des EDSB einen positiven Beitrag zum Verfahren leisten könnte.

(4) Sofern es keine gewichtigen Gründe dafür gibt, einem Verfahren nicht beizutreten, beantragt der EDSB als Streithelfer zugelassen zu werden, falls er vom Gericht dazu förmlich aufgefordert wird.

(1) Der EDSB arbeitet sowohl auf bilateraler Ebene, als auch mittels Teilnahme an den Sitzungen des Netzwerks der Datenschutzbeauftragten mit den Datenschutzbeauftragten zusammen.

(2) Der EDSB fördert und begleitet die behördlichen Datenschutzbeauftragten, sofern dies zur Erfüllung deren Aufgaben erforderlich ist.

Nach Maßgabe von Artikel 24 Absatz 5 der Verordnung führt der EDSB ein Register der ernannten und dem EDSB gemeldeten behördlichen Datenschutzbeauftragten. Das Register umfasst insbesondere Informationen über die Dauer des Mandats eines jeden behördlichen Datenschutzbeauftragten.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 46 Buchstabe f Ziffer i der Verordnung arbeitet der EDSB mit den nationalen Datenschutzbehörden und anderen Kontrollgremien zusammen, soweit dies für die Erfüllung der jeweiligen Pflichten erforderlich ist.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 46 Buchstabe g der Verordnung nimmt der EDSB an den Aktivitäten der Arbeitsgruppe teil, die gemäß Artikel 29 der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr eingerichtet wurde.⁴

(2) Der EDSB trägt aktiv zu den Debatten und zur Ausarbeitung der von der Arbeitsgruppe veröffentlichten Dokumente bei, die darauf abzielen, eine gemeinsame Auslegung der Datenschutzbestimmungen zu erzielen und die Europäische Kommission zu beraten. Diesbezüglich legt der EDSB gegebenenfalls die Perspektive der Europäischen Union dar.

(3) Der EDSB nimmt regelmäßig an den Plenarsitzungen und den Untergruppensitzungen der Arbeitsgruppe teil.

(4) Der EDSB fördert mit Hinblick auf die gute Zusammenarbeit in der Praxis regelmäßige Debatten mit dem Vorsitz der Arbeitsgruppe bezüglich der jeweiligen Prioritätensetzungen, möglichst mindestens einmal jährlich.

(1) Der EDSB nimmt zusammen mit den nationalen Aufsichtsbehörden an der koordinierten Aufsicht über IT-Großsysteme teil, wie vom EU-Recht vorgesehen.

(2) Der EDSB organisiert Koordinierungssitzungen und übernimmt das Sekretariat der Koordinierungsgruppen.

(3) Der EDSB arbeitet im erforderlichen Umfang mit den einzelnen nationalen Aufsichtsbehörden gemäß deren Prioritäten zusammen, um so eine koordinierte Aufsicht über die nationalen und zentralen Teile von IT-Großsystemen zu gewährleisten.

(1) Der EDSB nimmt an der jährlichen Frühjahrskonferenz der Europäischen Datenschutzbeauftragten, der jährlichen Internationalen Konferenz der Datenschutzbeauftragten und der International Working Group on Data Protection and Telecommunications teil.

(2) Der EDSB nimmt an den relevanten internationalen Netzwerken für die Durchsetzung des Rechts auf den Schutz der Privatsphäre teil.

(3) Der EDSB organisiert regelmäßig Seminare mit Vertretern internationaler Organisationen, um bewährte Methoden zu verbreiten und in diesen Organisationen eine Datenschutzkultur zu fördern.

(4) Der EDSB fördert die Kooperation und den Dialog auf internationaler Ebene mit anderen Parteien aus Drittländern.

(1) Nach Maßgabe von Artikel 45 der Verordnung sind der Europäische Datenschutzbeauftragte und sein Personal während ihrer Amtszeit und auch nach deren Beendigung verpflichtet, über alle Informationen, die ihnen bei der Erfüllung ihrer Pflichten bekannt geworden sind, Verschwiegenheit zu bewahren.

(2) Der EDSB ernennt einen oder mehrere Bedienstete, die in den verschiedenen Tätigkeitsbereichen für Sicherheitsfragen verantwortlich sind. Sie sind insbesondere verantwortlich für die das Personal betreffenden Sicherheitsprobleme, die physische Sicherheit und die IT-Sicherheit. Wenn sie dies als erforderlich erachten, um Sicherheitsrisiken für den EDSB zu vermeiden, erstatten die so ernannten Bediensteten direkt dem Direktor Bericht.

Es wird ein Lenkungsausschuss für Informationstechnologie eingerichtet, der den Verwaltungsrat über die Auswirkungen der Informationstechnologie auf die Sicherheit und die interne Entwicklung des EDSB informiert.

Der EDSB richtet entsprechende Mechanismen ein, um ein angemessenes Qualitätsmanagement zu gewährleisten, wie Normen für die interne Kontrolle, einen jährlichen Tätigkeitsbericht und ein System zum Risikomanagement.

Nach Maßgabe von Artikel 24 der Verordnung ernennt der EDSB einen behördlichen Datenschutzbeauftragten, der direkt dem Direktor unterstellt ist.

(1) Der EDSB sensibilisiert die Öffentlichkeit im Hinblick auf den Datenschutz und informiert natürliche Personen über die Existenz und den Inhalt ihrer Rechte. Zu diesem Zweck setzt der EDSB eine Reihe von Kommunikationsmitteln (z.B. Website, Newsletter, soziale Medien und Sensibilisierungsveranstaltungen) ein, unterhält Kontakte mit interessierten Parteien (z.B. Studienbesuche im Amt des EDSB, Antworten auf Auskunftsersuchen) und nimmt an öffentlichen Veranstaltungen, Treffen und Konferenzen teil.

(2) Der EDSB informiert die Medien mittels Pressemitteilungen, Interviews und Pressekonferenzen über wichtige Ereignisse, die im Zusammenhang mit dem Datenschutz stehen, sowie über wichtige Stellungnahmen oder Veröffentlichungen.

(1) Es werden genaue und zuverlässige Aufzeichnungen über alle Aktivitäten des EDSB geführt, die eine verlässliche und rechtlich belegbare Beweisquelle für Entscheidungen und Maßnahmen darstellen.

(2) Dokumente bezüglich spezifischer Aktivitäten werden in Akten zusammengefasst. Die Akten werden logisch nach Art der Aktivität gemäß einem vom EDSB festgelegten Aktenplan zugänglich gemacht.

(3) Die verschiedenen Arten von Akten werden für einen spezifischen Zeitraum gemäß einem vom EDSB festgelegten Aufbewahrungsplan aufbewahrt. Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums werden die Akten geprüft und entsprechend der vom EDSB angenommenen Archivierungsregeln archiviert.

(1) Grundsätzlich sind alle Schlüsseldokumente, thematische Leitlinien, legislative Stellungnahmen, förmliche Bemerkungen, Schriftsätze für Gerichtsverhandlungen und Stellungnahmen zu Vorabkontrollen für die Öffentlichkeit auf der Website des EDSB zugänglich.

(2) Stellungnahmen infolge einer verwaltungsrechtlichen Konsultation sind auf der Website des EDSB öffentlich zugänglich, falls sie eine weitergehende Bedeutung haben, eine neue Auslegung oder Anwendung des Rechts enthalten oder die Auswirkungen neuer Technologien auf die Rechte betroffener Personen betreffen.

Die Öffentlichkeit hat Zugang zu den Dokumenten des EDSB gemäß den in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission⁵ festgelegten Grundsätzen.

(1) Entscheidungen werden authentisiert, indem sie in der Originalsprache vom Datenschutzbeauftragten unterzeichnet werden.

(1) Die Sprache der vom EDSB durchgeführten Verfahren ist eine der in Artikel 55 Absatz 1 des Vertrags über die Europäische Union genannten Sprachen. Bei einer Beschwerde ist die Sprache diejenige, in der die Beschwerde verfasst ist.

(2) Berichte, Stellungnahmen, Veröffentlichungen und andere Dokumente, auch solche die zur Veröffentlichung auf der Website des EDSB bestimmt sind, werden zumindest in Englisch, Französisch und Deutsch verfasst.

(1) Das Personal des EDSB wird nach Maßgabe des Statuts der Beamten und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union eingestellt und unterliegt diesem.

(2) Zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit nationalen Behörden, insbesondere den nationalen Datenschutzbehörden, wird ein Programm zur Entsendung von Bediensteten eingerichtet.

(3) Es wird ein Praktikantenprogramm eingerichtet, um es Hochschulabsolventen zu gestatten, praktische Erfahrungen im Zusammenhang mit der Arbeit des EDSB und der Europäischen Union insgesamt zu sammeln.

(4) Es können Zeitarbeitskräfte eingestellt und sonstige externe Unterstützung eingeholt werden, um kurzfristigen Bedarf zu decken.

(1) Eine Personalvertretung, die das Personal des EDSB vertritt, wird rechtzeitig zu Entwürfen von Entscheidungen bezüglich der Durchführung des Statuts der Beamten der Europäischen Union angehört und kann zu allen anderen das Personal betreffenden Fragen von allgemeinem Interesse angehört werden. Die Personalvertretung wird über alle Fragen im Zusammenhang mit der Ausführung ihrer Aufgaben unterrichtet. Sie legt innerhalb von 15 Tagen nach ihrer Anhörung eine Stellungnahme vor.

(2) Die Personalvertretung trägt zur guten Arbeit des EDSB bei, indem sie Vorschläge zu organisatorischen Fragen und Arbeitsbedingungen unterbreitet.

(3) Die Personalvertretung besteht aus drei Mitgliedern und drei stellvertretenden Mitgliedern und wird für einen Zeitraum von zwei Jahren von der Generalversammlung gewählt.

(1) Der Direktor vertritt als Leiter der Geschäftsstelle den EDSB in den verschiedenen interinstitutionellen Foren und kann diese Vertretungsbefugnis den anderen für das Personal, den Haushalt und die Verwaltung verantwortlichen Beamten übertragen.

(2) Angesichts der Größe des EDSB im Vergleich zu anderen Institutionen und mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und den Haushalt wird der EDSB aktiv den Abschluss von Kooperationsvereinbarungen, Absichtserklärungen und Dienstleistungsvereinbarungen mit anderen Organen vorantreiben.

Die Geschäftsordnung tritt am Tag nach ihrer Unterzeichnung in Kraft und wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

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(Stand: 16.10.2020)

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