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Aufgrund des § 6 Abs. 4 des Niedersächsischen Gesetzes über digitale Verwaltung und Informationssicherheit vom 24. Oktober 2019 (Nds. GVBl. S. 291) wird verordnet:

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Verordnung gilt für elektronische Rechnungen aufgrund von Aufträgen im Sinne des § 3 Abs. 6 Nrn. 1 und 2 des Niedersächsischen Gesetzes über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG), die gegenüber Auftraggebern nach § 3 Abs. 6 Nrn. 1 und 2 NDIG gestellt werden.

(2) Abweichend von Absatz 1 findet diese Verordnung keine Anwendung auf elektronische Rechnungen aufgrund von Aufträgen, welche Verschlusssachen im Sinne des § 3 des Niedersächsischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes darstellen.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Eine elektronische Rechnung ist standardkonform, wenn sie den Vorgaben des Datenaustauschstandards XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in seiner zum Zeitpunkt der Übermittlung aktuellen Fassung entspricht. Sie ist ebenfalls standardkonform, wenn sie den Vorgaben eines anderen Datenaustauschstandards entspricht, der die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 für die elektronische Rechnungsstellung in der zum Zeitpunkt der Übermittlung aktuellen Fassung erfüllt und in einer der Syntaxen verfasst ist, die in der aktuellen Liste von Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. EU Nr. L 133 S. 1) aufgeführt sind.

(2) Rechnungsempfänger ist jeder Auftraggeber im Sinne des § 3 Abs. 6 Nrn. 1 und 2 NDIG.

(3) Rechnungssteller ist jeder Vertragspartner eines Rechnungsempfängers aus einem Auftrag nach § 3 Abs. 6 Nrn. 1 und 2 NDIG.

§ 3 Sicherstellung von Übermittlungswegen

(1) Rechnungsempfänger müssen die Übermittlung elektronischer Rechnungen mindestens per E-Mail oder per Webupload ermöglichen.

(2) Abweichend von Absatz 1 müssen Rechnungsempfänger, die gemäß § 12 Abs. 2 Satz 1 NDIG verpflichtet sind, den Basisdienst im Sinne des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 6 NDIG zu nutzen, oder die gemäß § 12 Abs. 2 Satz 2 NDIG einen anderen Basisdienst oder ein fachbezogenes informationstechnisches Verfahren nutzen, für die Übermittlung elektronischer Rechnungen

1. eine Weberfassung, bei der eine Rechnung durch die manuelle Eingabe von Daten in einem über das Internet erreichbaren IT-Verfahren standardkonform erstellt und versendet werden kann,
2. einen Webupload,
3. die Übersendung per E-Mail sowie
4. einen Webservice über die europäische Transportinfrastruktur von Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) zum Austausch elektronischer Rechnungen

ermöglichen.

§ 4 Standardkonformität

(1) An Rechnungsempfänger übermittelte elektronische Rechnungen müssen standardkonform im Sinne des § 2 Abs. 1 sein.

(2) Rechnungsempfänger haben elektronische Rechnungen automationsunterstützt auf ihre Standardkonformität zu überprüfen. Eine elektronische Rechnung ist automationsgestützt zurückzuweisen, wenn sie nicht standardkonform ist. Im Fall einer automationsgestützten Zurückweisung ist der Rechnungssteller unverzüglich über die Zurückweisung zu informieren.

(3) Abweichend von Absatz 2 kann das für die zentrale IT-Steuerung zuständige Ministerium Rechnungsempfängern zeitlich befristet den Empfang und die Verarbeitung von nicht standardkonformen elektronischen Rechnungen einzelner Rechnungssteller gestatten.

§ 5 Inhalt der elektronischen Rechnung

(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteilen folgende Angaben zu enthalten:

1. die Bankverbindungsdaten,
2. die Zahlungsbedingungen und
3. eine De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

(2) Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben nach Absatz 1 folgende Angaben zu enthalten, soweit diese dem Rechnungssteller bereits mit der Auftragserteilung übermittelt wurden:

1. eine dem Rechnungsempfänger von der zuständigen Stelle zugeteilte Leitweg-Identifikationsnummer,
2. die Lieferantennummer,
3. eine Bestellnummer.

Die Zuteilung von Leitweg-Identifikationsnummern nach Satz 1 Nr. 1 kann von jedem Rechnungsempfänger bei der dafür zuständigen Stelle beantragt werden.

(3) Die in den Absatz 2 genannte zuständige Stelle wird durch das für die zentrale IT-Steuerung zuständige Ministerium bestimmt.

§ 6 Zweckbindung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten, die durch die elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen wurden, dürfen vom Rechnungsempfänger nur zu Zwecken der Abrechnung der in § 1