Regelwerk

Die Vertreter -

eingedenk des Beschlusses 2 ( 2003) Nummer 3 über die vorläufige Durchführung der Maßnahme 1 ( 2003) -

beschließen,

1. die diesem Beschluss beigefügten Finanzvorschriften für das Sekretariat des Antarktis-Vertrags anzunehmen;
2. dass die Finanzvorschriften in vollem Umfang angewendet werden, sobald Maßnahme 1 ( 2003) wirksam wird.

Artikel 1 Anwendbarkeit

1. Diese Finanzvorschriften regeln die Finanzverwaltung des aufgrund der Maßnahme 1 ( 2003) der XXVI. Konsultativtagung zum Antarktis-Vertrag (Maßnahme) errichteten Sekretariats des Antarktis-Vertrags (Sekretariats).

Artikel 2 Haushaltsjahr

2. Das Haushaltsjahr dauert 12 Monate; es beginnt am 1. April und endet am 31. März jeweils einschließlich).

Artikel 3 Der Haushalt

3.1 Der Exekutivsekretär erstellt für das jeweils folgende Haushaltsjahr einen Haushaltsentwurf, der die veranschlagten Einnahmen und Ausgaben des Sekretariats ausweist.

3.2 Der Haushaltsentwurf enthält eine Aufstellung der wesentlichen finanziellen Auswirkungen der von der Konsultativtagung zum Antarktis-Vertrag (Konsultativtagung) vorgelegten Arbeitsprogramme auf die folgenden Haushaltsjahre in Form von Verwaltungskosten, fortlaufenden Ausgaben und Investitionen.

3.3 Der Haushaltsentwurf wird je nach Funktion in Titel und, soweit nötig oder angebracht, in Untertitel gegliedert.

3.4 Dem Haushaltsentwurf sind Einzelheiten sowohl über die für das Vorjahr bewilligten Haushaltsmittel als auch über die entsprechenden Ausgabenvoranschläge sowie die von den Konsultativparteien ^* verlangten oder vom Exekutivsekretär für erforderlich oder wünschenswert erachteten Belege beizufügen. Die Konsultativtagung schreibt die genaue Form vor, in der der Haushaltsentwurf vorzulegen ist.

3.5 Der Exekutivsekretär legt den Haushaltsentwurf allen Konsultativparteien der Konsultativtagung mindestens 60 Tage vor der Konsultativtagung vor. Zur selben Zeit und in derselben Form wie den Haushaltsentwurf erstellt der Exekutivsekretär einen Haushaltsvoranschlag für das folgende Haushaltsjahr.

3.6 Der Haushaltsentwurf und der Haushaltsvoranschlag werden in US-Währung aufgestellt.

3.7 Auf jeder Jahrestagung verabschiedet die Konsultativtagung den Haushalt für das Sekretariat. Der Haushalt ist als wichtige Frage zu behandeln und von den Vertretern der auf der Tagung anwesenden Konsultativparteien zu genehmigen. Bei der Festlegung des Haushaltsumfangs hält die Konsultativtagung am Grundsatz der Kostenwirksamkeit fest.

Artikel 4 Haushaltsmittel

4.1 Mit der Bewilligung der Haushaltsmittel ermächtigt die Konsultativtagung den Exekutivsekretär, im Rahmen der bewilligten Mittel für die genehmigten Zwecke Verpflichtungen einzugehen und Zahlungen zu leisten.

4.2 Alle Mittelbindungen sind in den Jahreshaushalten, die der Konsultativtagung vorgelegt werden, zu kennzeichnen. Sofern die Konsultativtagung nichts anderes beschließt, kann der Exekutivsekretär im Vorgriff auf die Mittelbewilligung Verpflichtungen für künftige Jahre eingehen, wenn diese Verpflichtungen für die Fortsetzung der reibungslosen Arbeit des Sekretariats notwendig sind; allerdings müssen die Verpflichtungen auf den laufenden Verwaltungsbedarf beschränkt sein und dürfen die im Haushalt für das laufende Haushaltsjahr bewilligte Höhe dieses Bedarfs nicht übersteigen. Im Übrigen darf der Exekutivsekretär Verpflichtungen zu Lasten künftiger Jahre nur eingehen, soweit sie von der Konsultativtagung genehmigt sind.

4.3 Die Haushaltsmittel sind in dem Haushaltsjahr verfügbar, für das sie bewilligt wurden. Am Ende des Haushaltsjahrs verfallen sämtliche Haushaltsmittel. Verpflichtungen zu Lasten vorheriger Mittelbewilligungen, die am Ende eines Haushaltsjahrs noch nicht erfüllt sind, werden übertragen und in den Haushalt für das folgende Haushaltsjahr übernommen, sofern die Konsultativtagung nichts anderes beschließt.

4.4 Der Exekutivsekretär kann innerhalb der einzelnen Kapitel des genehmigten Haushalts Mittelübertragungen vornehmen. Der Exekutivsekretär kann auch zwischen den Titelgruppen Mittelübertragungen bis zu 15 Prozent der Titelgruppen vornehmen. Er muss alle derartigen Mittelübertragungen auf der folgenden Jahrestagung der Konsultativtagung vortragen. Die aufgrund dieser Vorschriften zulässigen Mittelübertragungen dürfen weder zu einer allgemeinen Erhöhung des Haushalts über den von der Konsultativtagung genehmigten Betrag hinaus noch zu höheren Ausgaben in künftigen Jahren führen.

4.5 Die Konsultativtagung schreibt die Bedingungen vor, unter denen unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben getätigt werden können.

Artikel 5 Bereitstellung der Mittel

5.1 Nach Verabschiedung des Haushaltsplans für ein Haushaltsjahr sendet der Exekutivsekretär Kopien davon an alle Konsultativparteien und teilt ihnen mit, welche Beiträge sie zu entrichten haben und wann diese fällig sind, und ersucht sie um Überweisung ihrer fälligen Beiträge.

5.2 Alle Beiträge werden in US-Währung entrichtet.

5.3 Die Beiträge von Staaten, die nach Beginn des Haushaltsjahrs Konsultativparteien werden, werden für die restliche Zeit des Haushaltsjahrs anteilig entrichtet.

5.4 Der Exekutivsekretär bestätigt Zahlungszusagen und Zahlungen unmittelbar nach ihrem Eingang. Er berichtet jeder Tagung der Konsultativtagung über den Eingang der Beiträge und den Stand etwaiger Rückstände.