Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales
Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung
(Entgeltbescheinigungsverordnung - EBV)

A. Problem und Ziel

Nach § 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung hat jeder Arbeitgeber seinen Beschäftigten eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen, die mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Diese Entgeltbescheinigung dient nicht allein der Information des Beschäftigten, sondern wird vielfach zum Nachweis des Arbeitsentgelts gegenüber öffentlichen Stellen und anderen Dritten verwendet. Auf Grund des weiten Rahmens, den § 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung hinsichtlich des Inhalts der Bescheinigung vorgibt, unterscheiden sich die Entgeltbescheinigungen in der Praxis zum Teil deutlich, so dass eine Nutzung der Bescheinigungen erschwert wird. Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Jahr 2009 erlassene Richtlinie zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung dient vielen, aber nicht allen Arbeitgebern als Maßstab für die Gestaltung der Bescheinigungen. Ziel ist es, eine normierte Entgeltbescheinigung zu erreichen, um sicher zu stellen, dass den Sozialleistungsträgern bundesweit einheitliche Angaben aus der Bescheinigung zur Verfügung stehen.

B. Lösung

Reglung verbindlicher Vorgaben des Inhalts und des Verfahrens einer Entgeltbescheinigung, die zu Zwecken nach dem Sozialgesetzbuch verwendet werden kann, durch Erlass einer Verordnung, deren Inhalt im Wesentlichen der bisherigen Richtlinie entspricht.

C. Alternativen

Beibehaltung einer Vielzahl von abweichenden Inhalten in den Entgeltbescheinigungen, die die Verwendung als Bescheinigung gegenüber den Leistungsträgern nach dem Sozialgesetzbuch erschwert.

D. Haushaltsausgaben ohne Erfüllungsaufwand

Keine.

E. Erfüllungsaufwand

E.1 Erfüllungsaufwand für Bürgerinnen und Bürger

Keiner.

E.2 Erfüllungsaufwand für die Wirtschaft

Erfüllungsaufwand entsteht für die Unternehmen, die bisher noch ein Entgeltabrechnungssystem verwenden, das sich nicht oder nicht in vollem Umfang an der Entgeltbescheinigungsrichtlinie orientiert. Hier ist einmalig die angepasste Abrechnungssoftware einzuspielen und der Ausdruck der Bescheinigung gegebenenfalls im Format anzupassen. Es entstehen daher nur einmalig geringe Umstellungskosten.

Der laufende Erfüllungsaufwand dürfte sich auf Grund der Verordnung geringfügig verringern.

Davon Bürokratiekosten aus Informationspflichten Neue Informationspflichten entstehen nicht.

E.3 Erfüllungsaufwand der Verwaltung

Bund, Ländern und Kommunen entstehen nur Umstellungskosten, soweit sie als Arbeitgeber bisher noch ein Entgeltabrechnungssystem verwenden, das sich nicht oder nicht in vollem Umfang an der bisherigen Entgeltbescheinigungsrichtlinie orientiert. Hier ist einmalig die angepasste Abrechnungssoftware einzuspielen und der Ausdruck der Bescheinigung gegebenenfalls im Format anzupassen.

F. Weitere Kosten

Auswirkungen auf Einzelpreise und auf das Preisniveau, insbesondere auf das Verbraucherpreisniveau, sind nicht zu erwarten.

Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales
Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung - EBV)

Der Chef des Bundeskanzleramtes Berlin, den 29. Oktober 2012

An den Präsidenten des Bundesrates
Herrn Ministerpräsidenten
Horst Seehofer

Sehr geehrter Herr Präsident,
hiermit übersende ich die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu erlassende Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung - EBV) mit Begründung und Vorblatt.

Ich bitte, die Zustimmung des Bundesrates aufgrund des Artikels 80 Absatz 2 des Grundgesetzes herbeizuführen.

Die Stellungnahme des Nationalen Normenkontrollrates gemäß § 6 Absatz 1 NKRG ist als Anlage beigefügt.

Mit freundlichen Grüßen
Ronald Pofalla

Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung - EBV)

Vom ...

Auf Grund des § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung, der durch Artikel 8 des Gesetzes vom 23. November 2011 (BGBl. I S. 2298) neu gefasst worden ist, verordnet das Bundesministerium für Arbeit und Soziales:

§ 1 Inhalt der Entgeltbescheinigung

• (1) Eine Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung hat folgende Angaben zum Arbeitgeber und zur Arbeitnehmerin oder zum Arbeitnehmer zu enthalten:
  • 1. den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers;
  • 2. den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers;
  • 3. die Versicherungsnummer ( § 147 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch) der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers;
  • 4. das Datum des Beschäftigungsbeginns;
  • 5. bei Ende der Beschäftigung in der Bescheinigung für den letzten Abrechnungszeitraum das Datum des Beschäftigungsendes;
  • 6. den bescheinigten Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage;
  • 7. die Steuerklasse, gegebenenfalls einschließlich des gewählten Faktors, die Zahl der Kinderfreibeträge und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie gegebenenfalls Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat sowie die Steuer-Identifikationsnummer;
  • 8. den Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag;
  • 9. gegebenenfalls die Angabe, dass ein Beitragszuschlag für Kinderlose nach § 55 Absatz 3 des Elften Buches Sozialgesetzbuch erhoben wird;
  • 10. gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone nach § 20 Absatz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch handelt;
  • 11. gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.
• (2) In der Entgeltbescheinigung sind mindestens folgende Entgeltbestandteile der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers darzustellen:
  • 1. die Bezeichnung und der Betrag sämtlicher Bezüge und Abzüge, außer den Beiträgen und Arbeitgeberzuschüssen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie dem Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung, einzeln nach Art aufgeführt und jeweils mit der Angabe, ob
    • a) sie sich auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Sozialversicherungsbruttoentgelt und das Gesamtbruttoentgelt auswirken und
    • b) ob es sich dabei um laufende oder einmalige Bezüge oder Abzüge handelt;
  • 2. der Saldo der Bezüge und Abzüge nach Nummer 1 als
    • a) steuerpflichtiger Arbeitslohn, getrennt nach laufenden und sonstigen Bezügen und Abzügen,
    • b) Sozialversicherungsbruttoentgelt, gegebenenfalls abweichend je Versicherungszweig und getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen,
    • c) Gesamtbruttoentgelt ohne Trennung nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen;
  • 3. die gesetzlichen Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sozialversicherungsbruttoentgelt, getrennt nach laufendem und einmaligem Bruttoentgelt
    • a) der Lohnsteuer, der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages und
    • b) der Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Renten-, und Pflegeversicherung, zur Seemannskasse sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung;
  • 4. das Nettoentgelt als Differenz des Gesamtbruttoentgeltes nach Nummer 2 Buchstabe c und den gesetzlichen Abzügen nach Nummer 3;
  • 5. der Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung und die Gesamtbeiträge für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber die Zahlungsvorgänge für die Beiträge freiwillig übernimmt;
  • 6. die Bezeichnung und der Betrag weiterer Bezüge und Abzüge sowie Verrechnungen und Einbehalte, je einzeln nach Art, die sich nicht auf ein Bruttoentgelt nach Nummer 2 auswirken oder aber zum Gesamtbruttoentgelt beitragen, jedoch nicht an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer ausgezahlt werden;
  • 7. der Auszahlungsbetrag als Saldo aus dem Nettoentgelt nach Nummer 4 und den Beträgen nach den Nummern 5 und 6.
• (3) Bei der Ermittlung des Gesamtbruttoentgeltes nach Absatz 2 Nummer 2 Buchstabe c wirken sich folgende Werte wie folgt aus:
  • 1. erhöhend die Werte für
    • a) die Entgeltaufstockung nach dem Altersteilzeitgesetz,
    • b) geldwerte Vorteile sowie
    • c) Arbeitgeberzuschüsse zu Entgeltersatzleistungen und
  • 2. mindernd die Werte für
    • a) Arbeitgeberleistungen, die von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer übernommen wurden, beispielsweise die abgewälzte pauschale Lohnsteuer, sowie
    • b) die Einstellung in ein Wertguthaben auf Veranlassung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers und
  • 3. weder erhöhend noch mindernd die Werte für
    • a) Entgeltumwandlungen im Sinne des § 1 Absatz 2 Nummer 3 des Betriebsrentengesetzes,
    • b) Beiträge der Arbeitgeber sowie der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zur Zukunftssicherung, im öffentlichen Dienst auch Umlagen und Sanierungsgelder.
• (4) Die Entgeltbescheinigung ist als Bescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung zu kennzeichnen.

§ 2 Verfahren

• (1) Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten eine Entgeltbescheinigung nach § 1 in Textform für jeden Abrechnungszeitraum mit der Abrechnung des Entgeltes. Die Verpflichtung entfällt, wenn sich gegenüber dem letzten Abrechnungszeitraum keine Änderungen ergeben oder sich nur der Abrechnungszeitraums selbst (§ 1 Absatz 1 Nummer 6) ändert. Enthält eine Entgeltbescheinigung gegenüber der letzten Bescheinigung inhaltliche Änderungen, ist gegebenenfalls der Hinweis aufzunehmen, für welche Entgeltabrechnungszeiträume keine Bescheinigung ausgestellt wurde, da keine Veränderungen vorlagen, so dass ein durchgehender Nachweis möglich ist.
• (2) Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer können die Angaben zum Kirchensteuermerkmal in der Entgeltbescheinigung schwärzen.

§ 3 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2013 in Kraft. Der Bundesrat hat zugestimmt.

Begründung

A. Allgemeiner Teil

Nach § 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung hat jeder Arbeitgeber seinen Beschäftigten eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen, die mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Diese Entgeltbescheinigung dient nicht allein der Information des Beschäftigten, sondern wird vielfach zum Nachweis des Arbeitsentgelts gegenüber öffentlichen Stellen, aber auch anderen Dritten verwendet. Auf Grund des weiten Rahmens, den § 108 Absatz 1 Gewerbeordnung hinsichtlich des Inhalts der Bescheinigung vorgibt, unterscheiden sich die Entgeltbescheinigungen in der Praxis zum Teil deutlich, so dass eine Nutzung der Bescheinigungen erschwert wird. Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Jahr 2009 erlassene Richtlinie zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung dient vielen, aber nicht allen Arbeitgebern als Maßstab für die Gestaltung der Bescheinigungen. Daher soll eine Verordnung an die Stelle der bisherigen Richtlinie treten. Da sich die Richtlinie in der praktischen Anwendung bewährt hat, kann ihr Wortlaut im Wesentlichen auch für die Verordnung herangezogen werden. Anregungen der Arbeitgeber, die die Richtlinie angewendet haben, wurden berücksichtigt. Beispielsweise wurde die Steuer-Identifikationsnummer aufgenommen, die zum Zeitpunkt des Erlasses der Richtlinie noch nicht existierte.

Ziel ist es, eine normierte Entgeltbescheinigung zu erreichen, um sicher zu stellen, dass den Sozialleistungsträgern bundesweit einheitliche Angaben aus der Bescheinigung zur Verfügung stehen. Mit der Verordnung wird nicht nur den Arbeitgebern ein Mindeststandard für die monatlich auszustellenden Entgeltbescheinigungen vorgegeben. Die Softwarehersteller erhalten überdies einheitliche Vorgaben für die Programmierung der Bescheinigungssoftware.

Erfüllungsaufwand wird für die Unternehmen entstehen, die bislang die Bescheinigungen selbst ausstellen (und nicht zum Beispiel einen Steuerberater damit beauftragen) und noch ein Entgeltabrechnungssystem verwenden, das sich nicht oder nicht in vollem Umfang an der Entgeltbescheinigungsrichtlinie orientiert. Hier ist einmalig die entsprechende Anpassung der Abrechnungssoftware einzuspielen und der Ausdruck der Bescheinigung gegebenenfalls im Format anzupassen. Es entstehen daher einmalige Umstellungskosten. Die Höhe der Umstellungskosten ist seriös nicht abschätzbar, da diese von den Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen abhängen. Je nach vertraglicher Vereinbarung fallen auch diese Kosten nicht gesondert an, sondern werden im Rahmen von Pflegepauschalen für die Softwareanpassung abgegolten.

Da die Unternehmen schon heute die Daten melden müssen, ist von keinen nennenswerten Auswirkungen auf den laufenden Erfüllungsaufwand auf Grund der Verordnung auszugehen.

Dem Grunde nach gelten die obigen Aussagen auch für den Erfüllungsaufwand für Bund, Länder und Kommunen. Umstellungskosten entstehen auch hier, wenn diese als Arbeitgeber ihre Entgeltnachweise ebenfalls noch nicht an die Regelungen der Entgeltbescheinigungsrichtlinie angepasst hatten.

Für die laufende Bearbeitung bei den Sozialleistungsträgern dürfte die vorliegende Verordnung zu einer gewissen Verringerung des Erfüllungsaufwands führen, da die Entgeltnachweise der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer künftig bundesweit vergleichbare Angaben in den einzelnen Nachweisfeldern ausweisen. Darüber hinaus dürfte eine Entlastung dadurch eintreten, dass auf Grund der Standardisierung der Entgeltbescheinigung künftig ein Teil der Rückfragen sowie das Anfordern von weiteren Bescheinigungen entfallen dürften. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales wird mit den bescheinigungsempfangenden Behörden unter Mitwirkung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände und der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) bis zum Frühjahr 2013 prüfen, inwieweit gesonderte Arbeitgeberbescheinigungen teilweise oder ganz entfallen können und die Auswirkungen auf den Erfüllungsaufwand darstellen.

Das Vorhaben wurde bezüglich möglicher Auswirkungen auf eine nachhaltige Entwicklung im Sinne der nationalen Nachhaltigkeitsstrategie geprüft. Das Vorhaben hat keine Auswirkungen auf eine nachhaltige Entwicklung im Sinne der nationalen Nachhaltigkeitsstrategie.

B. Besonderer Teil

Zu § 1 (Inhalt der Entgeltbescheinigung)

Zu Absatz 1 bis 3

Die Absätze 1 bis 3 regeln im Detail die Angaben, die in der Verordnung darzustellen sind. Diese Angaben orientieren sich an den Anforderungen, die in einer Vielzahl von Nachweisregelungen innerhalb der einzelnen Sozialgesetzbücher und angeschlossenen Gesetzen nach § 68 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch geregelt sind. Dazu gehören sowohl die Angabe der sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Identifikationsnummern als auch die Übernahme von Merkmalen, die eine Gleitzonen- oder Mehrfachbeschäftigung in den Meldungen zur Sozialversicherung kennzeichnen. Insbesondere sind die Netto- bzw. Bruttoentgelte auf Grund der sozialversicherungs- und abweichenden steuerrechtlichen Vorschriften darzustellen, die ebenfalls einzelnen Leistungen zu Grunde gelegt werden. Andererseits orientiert sich die Auflistung an den Daten, die schon heute in der automatisierten Entgeltabrechnung bei den Arbeitgebern vorliegen, um zusätzlichen Darstellungsaufwand zu vermeiden.

Zu den einzelnen Regelungen sind ausführliche Erläuterungen durch die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in Zusammenarbeit mit der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) vorgesehen, um den Betroffenen eine Arbeitshilfe bei der Erstellung des Entgeltnachweises zu geben.

Zu Absatz 4

Absatz 4 regelt, dass eine Bescheinigung, die alle Angaben nach Absatz 1 und 2 enthält, als Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Gewerbeordnung zu kennzeichnen ist, damit den Leistungsträgern erkennbar ist, dass die Daten den Anforderungen der Verordnung entsprechen.

Zu § 2 (Verfahren)

Zu Absatz 1

In Absatz 1 wird entsprechend der heutigen betrieblichen Praxis geregelt, dass eine Bescheinigung für einen Beschäftigungszeitraum nur dann auszustellen ist, wenn sich gegenüber dem vorherigen Entgeltabrechnungszeitraum eine Veränderung ergeben hat. Diese Regelung dient der Kostenersparnis.

Zu Absatz 2

Nach Absatz 2 können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer das Kirchsteuermerkmal bei der Vorlage gegenüber Dritten schwärzen.

Zu § 3 (Inkrafttreten)

Die Verordnung tritt am 1. Juli 2013 in Kraft. Eine frühere Umsetzung der Regelungen in einer Entgeltabrechnung wird damit nicht ausgeschlossen.

C. Bürokratiekosten

Die Entgeltbescheinigungsverordnung führt zu keinen Veränderungen der Bürokratiekosten für die Wirtschaft.

D. Gleichstellungspolitische Aspekte

Gleichstellungspolitische Aspekte sind nicht berührt.

E. Nachhaltigkeit

Das Vorhaben hat keine Auswirkungen auf eine nachhaltige Entwicklung im Sinne der nationalen Nachhaltigkeitsstrategie.

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Anlage
Stellungnahme des Nationalen Normenkontrollrates gem. § 6 Abs. 1 NKRG: NKR-Nr. 2215:
Entwurf einer Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 Gewerbeordnung

Der Nationale Normenkontrollrat hat den Entwurf des oben genannten Regelungsvorhabens geprüft.

Mit dem Entwurf soll der Inhalt von Entgeltbescheinigungen verbindlich vorgegeben werden.

Bei Arbeitgebern, die diese Bescheinigungen selbst ausstellen und hierzu noch eine Software verwenden, die sich nicht in vollem Umfang an der Entgeltbescheinigungsrichtlinie des BMAS orientiert, wird einmaliger Umstellungsaufwand entstehen. Dieser fällt auf Grund der erforderlichen Anpassung der Abrechnungssoftware an. Die Höhe der Umstellungskosten hängt von den Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen ab. Gegebenenfalls entstehen diese Kosten gar nicht gesondert, sondern werden im Rahmen von Pflegepauschalen für Softwareanpassungen abgegolten.

Die Auswirkungen des Regelungsvorhabens auf den laufenden Erfüllungsaufwand lassen sich zum jetzigen Zeitpunkt nicht belastbar einschätzen. Zwar ist davon auszugehen, dass von den Arbeitgebern künftig weniger Entgeltbescheinigungen ausgestellt werden müssen und sich der Bearbeitungsaufwand der Sozialleistungsträger verringert. Insbesondere über die Zahl der Fälle, in welchen es zu einer Reduzierung des Erfüllungsaufwands kommt, können jedoch derzeit keine belastbaren Angaben gemacht werden. Vor diesem

Hintergrund begrüßt der NKR, dass das BMAS gemeinsam mit betroffenen Behörden, der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände und der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. bis Frühjahr 2013 die Auswirkungen auf den Erfüllungsaufwand ermitteln wird.

Dr. Ludewig Grieser
Vorsitzender Berichterstatterin