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Zur aktuellen Fassung

Gemäß § 9 Absatz 4 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) macht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die anliegende vom Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed) beschlossene Arbeitsmedizinische Regel (AMR) bekannt:

Die Arbeitsmedizinischen Regeln geben den Stand der Arbeitsmedizin und sonstige gesicherte arbeitsmedizinische Erkenntnisse wieder. Sie werden vom

Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed)

ermittelt bzw. angepasst und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Gemeinsamen Ministerialblatt (GMBl) bekannt gegeben.

Diese AMR konkretisiert im Rahmen ihres Anwendungsbereichs Anforderungen des § 6 Abs. 3 der ArbMedVV. Bei Einhaltung der AMR können der Arbeitgeber und der Arzt insoweit davon ausgehen, dass die entsprechenden Anforderungen der Verordnung erfüllt sind. Wählt der Arbeitgeber oder der Arzt eine andere Lösung, müssen sie damit mindestens die gleiche Sicherheit und den gleichen Gesundheitsschutz für die Beschäftigten erreichen.

1 Vorbemerkung

Das ärztliche Berufsrecht sieht für ärztliche Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren vor. Bei Tätigkeiten, bei denen nach längeren Latenzzeiten Gesundheitsstörungen auftreten können, reicht diese Aufbewahrungszeit nicht aus. Dies gilt insbesondere für ärztliche Unterlagen zu Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen (K1 und K2), für die Artikel 15 der Richtlinie 2004/37/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über den Schutz der Arbeitnehmer gegen Gefährdung durch Karzinogene oder Mutagene bei der Arbeit eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 40 Jahren vorsieht. Diese AMR gibt dazu die näheren Erläuterungen.

2 Begriffsbestimmungen und Erläuterungen

Ärztliche Unterlagen im Sinne dieser Regel sind alle Befunddokumentationen, die zur Beurteilung benötigt werden. Dazu gehören auch Fremdbefunde, Befunde von bildgebenden Verfahren, des Biomonitorings und die persönlichen Aufzeichnungen des Arztes, der die Bescheinigung nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV ausstellt.

Auch Röntgenaufnahmen oder deren digitale Dokumentation und andere Bilddokumentationen sind ärztliche Unterlagen im Sinne dieser Regel, wenn sie zur Verlaufsbeobachtung (z.B. Röntgenthoraxaufnahmen bei Exposition gegenüber silikogenem oder asbesthaltigem Staub) über mehr als zehn Jahre erforderlich sind. Dies gilt auch dann, wenn sie von Ärzten stammen, die der Arzt nach § 7 ArbMedVV aufgrund der bei ihm nicht vorhandenen erforderlichen Fachkenntnisse oder spezieller Anerkennungen oder Ausrüstung hinzugezogen hat.

Hierzu gehört auch die Dokumentation der erforderlichen Auskünfte zu den Arbeitsplatzverhältnissen im Sinne des § 3 Abs. 2 ArbMedVV, die

• sich der Arzt vor der Untersuchung nach § 6 Abs. 1 ArbMedVV zu beschaffen hat,
• der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 S. 3 ArbMedVV zu erteilen hat.

Die Vorsorgekartei nach § 4 Abs. 3 ArbMedVV gehört nicht zu den ärztlichen Unterlagen im Sinne dieser Regel und ist nicht Gegenstand dieser AMR. Unbeschadet davon gehört eine Kopie der Bescheinigung nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV zu den ärztlichen Unterlagen.

Aufbewahren im Sinne dieser Regel ist die Archivierung der ärztlichen Unterlagen in einer Form, die nur den dazu datenschutzrechtlich befugten Personen (z.B. die betreuenden Betriebsärzte und entsprechend auf den Datenschutz und die Schweigepflicht verpflichtetes medizinisches Assistenzpersonal) Zugang gestattet. Dies gilt auch für die handschriftlichen persönlichen Aufzeichnungen. Eine entsprechende digitale Speicherung ist zulässig.

3 Fristen

Die ärztlichen Unterlagen zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach ArbMedVV sind mindestens 40 Jahre nach der letzten Untersuchung aufzubewahren, soweit sie Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen oder Zubereitungen der Kategorie K 1 oder K 2 im Sinne der Gefahrstoffverordnung betreffen.

Darüber hinaus sollten bei Tätigkeiten, die zu Berufskrankheiten gem. Berufskrankheiten Verordnung (BKV) führen und eine längere Latenzzeit haben können, die ärztlichen Unterlagen von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach ArbMedVV ebenfalls 40 Jahre aufbewahrt werden.

Dies gilt sowohl für Pflichtuntersuchungen nach § 4 ArbMedVV als auch für Angebotsuntersuchungen nach § 5 ArbMedVV oder für Untersuchungen auf Wunsch des Beschäftigten nach § 11 des Arbeitsschutzgesetzes.

Im Übrigen gilt eine Aufbewahrungszeit von zehn Jahren nach der letzten Untersuchung (Behandlung im Sinne der Berufsordnung).

Sofern der Zeitpunkt bekannt ist, wann die letzte Gefährdung bestanden hat, endet die Aufbewahrungspflicht spätestens am 31.12. des 40. Jahres danach oder zehn Jahre nach dem Tod des Beschäftigten.

4 Verantwortlichkeiten

Der Arzt, der die Vorsorgeuntersuchungen durchgeführt hat, ist für die Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht bei der Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich. Näheres regelt das ärztliche Berufsrecht und das Datenschutzrecht.

Aufgabe des Arbeitgebers ist es, dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen innerhalb der Frist sicher verwahrt werden und nur für datenschutzrechtlich befugte Personen zugänglich sind.

Diese AMR regelt nicht die Fragen der Verantwortlichkeiten im Falle der Rechtsnachfolge des Arbeitgebers.

Der Arzt informiert den Beschäftigten im Rahmen der Untersuchung bzw. Beratung darüber, dass die ärztlichen Aufzeichnungen, insbesondere auch zur Exposition am Arbeitsplatz, für etwaige Verfahren auf Anerkennung einer Berufskrankheit bedeutsam sein können und deswegen für eine evtl. Verwendung aufbewahrt werden.

Anhang:
Literatur und sonstige Hinweise

Hübner, Marlies/Nauert, Thomas: Übergabe betriebsärztlicher Unterlagen an einen Nachfolger, in: Schleswig Holsteinisches Ärzteblatt 2/2003, S.35-36.

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie: Leitfaden ITSicherheit; www.bsi.bund.de

ENDE