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Aufgrund der § 49 Absatz 2 Satz 1, § 68 des Allgemeinen Sicherheits- und Ordnungsgesetzes ( ASOG Bln) in der Fassung der Bekanntmachung vom 11. Oktober 2006 (GVBl. S. 930), das zuletzt durch Artikel 19 des Gesetzes vom 2. Februar 2018 (GVBl. S. 160) geändert worden sind, werden zur Ausführung des Allgemeinen Sicherheits- und Ordnungsgesetzes die folgenden Verwaltungsvorschriften über die Errichtung und Führung von Dateien bei der Polizei Berlin erlassen:

1 - Allgemeines

Für jede bei der Polizei Berlin geführte Datei über personenbezogene Daten ist eine Errichtungsanordnung zu erlassen.

Hierunter fallen alle Dateien, in denen Daten zur Erfüllung von Aufgaben nach dem ASOG Bln ( § 1) verarbeitet werden; für solche Dateien, die ausschließlich der Strafverfolgung und der Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten dienen, enthält § 490 der Strafprozessordnung (in Verbindung mit § 46 Absatz 1 OWiG) eine entsprechende Regelung.

2 - Verfahren bei der Errichtung einer Datei

Die Anordnung über die Errichtung einer Datei im Sinne der Nummer 1 trifft die Polizeipräsidentin oder der Polizeipräsident oder die Vertretung im Amt unter Beteiligung der oder des behördlichen Datenschutzbeauftragten.

Errichtungsanordnungen sind der für Inneres zuständigen Senatsverwaltung zur Zustimmung vorzulegen. Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn von dortiger Seite Einwände nach Ablauf von 14 Tagen nach Eingang der Errichtungsanordnungen nicht erhoben werden. Der Betrieb der Dateien darf grundsätzlich erst nach Zustimmung oder nach Ablauf dieser Frist aufgenommen werden.

Bei Gefahr im Verzug darf der Betrieb ohne Zustimmung aufgenommen werden. Diese ist unverzüglich einzuholen.

Der Zeitpunkt der Betriebsaufnahme ist der für Inneres zuständigen Senatsverwaltung auf jeden Fall anzuzeigen.

Die Errichtungsanordnungen sind über die für Inneres zuständige Senatsverwaltung an die oder den Berliner Beauftragte/-n für Datenschutz und Informationsfreiheit zu leiten.

3 - Inhalt der Errichtungsanordnung

Die Errichtungsanordnung muss folgende Angaben enthalten:

3.1 - Dateiführende Stelle

Name und Anschrift der Daten verarbeitenden Stelle

3.2 - Dateibezeichnung

Die Datei muss aufgrund ihrer Bezeichnung eindeutig bestimmbar sein und einen Hinweis auf ihren Inhalt geben.

3.3 - Zweckbestimmung der Datei

Hier ist der konkrete Zweck zu nennen, zu dessen Erfüllung die Kenntnis der Daten erforderlich ist.

3.4 - Beschreibung des betroffenen Personenkreises und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

3.4.1 - Betroffener Personenkreis

Es ist festzulegen, über welche Personen und Personengruppen Daten gespeichert werden.

3.4.2 - Art der gespeicherten Daten oder Datenkategorien

An dieser Stelle ist festzulegen, welche Einzelangaben über persönliche Verhältnisse von Personen gespeichert werden (zum Beispiel Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse usw.). Entsprechend der Vorgabe "Datenkategorien" können auch abstrakte Oberbegriffe für Datengruppen verwendet werden. Siehe Erläuterung zu 3.6.

3.5 - Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Entsprechend der Art der zu speichernden Daten können verschiedene Rechtsgrundlagen in Betracht kommen. Diese sind anzugeben. Dabei können die Angaben auch gruppenweise beziehungsweise für alle Arten gemeinsam erfolgen.

3.6 - Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten übermittelt werden

Als Empfänger ist diejenige Person oder Stelle zu bezeichnen, die die Daten erhält. Hierbei können abstrakte Oberbegriffe wie zum Beispiel "Ordnungsbehörden" verwendet werden.

3.7 - Herkunft regelmäßig empfangener Daten

Zur Erläuterung wird auf Nummer 3.6 verwiesen.

3.8 - Art der Verarbeitung, Fristen, Zugriffsberechtigung, technische und organisatorische Maßnahmen

3.8.1 - Art der Verarbeitung

Hier ist anzugeben, ob die Verarbeitung automatisiert oder nichtautomatisiert erfolgen soll.

3.8.2 - Fristen für die Prüfung der Daten

Hierfür sind die Fristen der Rechtsverordnung nach § 48 Absatz 4 ASOG Bln maßgebend.

3.8.3 - Zugriffsberechtigung

Hier sind die zugriffsberechtigten Personen oder Personengruppen zu benennen.

3.8.4 - Technische und organisatorische Maßnahmen nach §§ 50, 53 und 55 BlnDSG

An dieser Stelle sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 50 Absatz 3 und 4 BlnDSG, die zur Sicherung der zu errichtenden Datei getroffen werden, kurz zu beschreiben.

Soweit eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach § 53 Absatz 1 beziehungsweise eine Anhörung nach § 55