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(1) Die Standesämter und das Amtsgericht Schöneberg in Berlin (Übergeber) überführen Verwahrungs nachrichten über erbfolgerelevante Urkunden, die in den Testamentsverzeichnissen und der Hauptkartei für Testamente vorliegen, innerhalb von sechs Jahren nach Inkrafttreten dieses Gesetzes in das Zentrale Testamentsregister (§ 78c Absatz 1 Satz 1 der Bundesnotarordnung).

(2) Über das Verfahren der Überführung entscheidet die das Zentrale Testamentsregister führende Registerbehörde nach Maßgabe dieses Gesetzes nach pflichtgemäßem Ermessen.

(3) Der jeweilige Übergeber und die Registerbehörde arbeiten vertrauensvoll zusammen, um gemeinsam die vollständige Übernahme der Verwahrungsnachrichten durch die Registerbehörde zu gewährleisten.

§ 2 Übernahme

(1) Die Registerbehörde teilt dem Übergeber mit einem Vorlauf von mindestens acht Wochen den Tag der Übernahme der Verwahrungsnachrichten (Übernahmestichtag) mit. Als Übernahmestichtag kommt frühestens der 9. Januar 2012 in Betracht.

(2) Der Übergeber ermöglicht der Registerbehörde die Übernahme und den Abtransport der Verwahrungsnachrichten am Übernahmestichtag. Andere Dokumente, die vom Übergeber zusammen mit Verwahrungsnachrichten über erbfolgerelevante Urkunden aufbewahrt werden, sind vom Übergeber zuvor auszusortieren.

(3) Soweit Übergeber, Behörden oder Gerichte Informationen zu Verwahrungsnachrichten über erbfolgerelevante Urkunden in elektronischer Form vorhalten, stellen sie diese der Registerbehörde auf Anforderung zur Verfügung. Die zuständige Landesjustizverwaltung wirkt an der Zurverfügungstellung mit.

§ 3 Weiterverarbeitung

(1) Die Registerbehörde erfasst die übernommenen Verwahrungsnachrichten als elektronische Bilddaten (Bilddaten). Der Erfassungsvorgang muss innerhalb des Geltungsbereichs des Grundgesetzes stattfinden.

(2) Die zum Auffinden der erbfolgerelevanten Urkunde erforderlichen Angaben werden in elektronische Zeichen (strukturierte Daten) überführt. Bei der Aufklärung sich dabei ergebender Unklarheiten unterstützen der Übergeber und die Verwahrstelle die Registerbehörde im Rahmen der Amtshilfe. Das gilt insbesondere bei fehlenden, unlesbaren oder widersprüchlichen Verwahrangaben.

(3) In das Zentrale Testamentsregister werden die Bilddaten nach Absatz 1 und die strukturierten Daten nach Absatz 2 übernommen und darin dauerhaft gespeichert. Die Registerbehörde teilt dem Übergeber den Abschluss der Übernahme mit (Abschlussmitteilung). In der Abschlussmitteilung sind auch noch aufzuklärende Zweifelsfragen zu dokumentieren.

§ 4 Mitteilungswesen im Übergangszeitraum ¹⁷

(1) Mitteilungen über Sterbefälle, deren Beurkundung oder Aufnahme als Hinweis weniger als acht Tage vor dem Übernahmestichtag wirksam wurde, bearbeitet die Registerbehörde nach § 78e der Bundesnotarordnung weiter.

(2) Mitteilungen über Sterbefälle, deren Beurkundung oder Aufnahme als Hinweis acht oder mehr Tage vor dem Übernahmestichtag wirksam wurde, werden noch vom Übergeber bearbeitet. Der Übergeber leitet der Registerbehörde diese Mitteilungen jedoch ausnahmsweise zur Bearbeitung nach § 78c der Bundesnotarordnung unverzüglich zu, wenn er von ihnen

1. erst nach dem Übernahmestichtag Kenntnis erlangt oder
2. zwar vor dem Übernahmestichtag Kenntnis erlangt, aber eine Bearbeitung nach § 42 Absatz 2 der Personenstandsverordnung dennoch nicht erfolgt ist.

§ 5 Vernichtung

(1) Die von der Registerbehörde übernommenen Verwahrungsnachrichten werden vernichtet, nachdem

1. sie nach § 3 weiterverarbeitet wurden,
2. die Mitteilungen nach § 4 Absatz 1 nachgeholt wurden und
3. die in der Abschlussmitteilung bezeichneten Zweifelsfragen geklärt oder für nicht aufklärbar erklärt wurden.

Vernichtet werden auch alle übernommenen Anhänge und Begleitschreiben zu Verwahrungsnachrichten.

(2) Alle übrigen Dokumente, die nicht bereits bei Abholung ausgesondert wurden, werden an den Übergeber zurückgereicht.

§ 6 Protokollierung

(1) Die Registerbehörde protokolliert die Übernahme jedes Testamentsverzeichnisses und der Hauptkartei für Testamente. Zu protokollieren sind

1. der Überführungsvorgang nach § 2,
2. der Weiterverarbeitungsvorgang nach § 3,
3. der Benachrichtigungsvorgang nach § 4 Absatz 1 für den Zeitraum bis zum Einstellungsstichtag nach Absatz 2 und
4. der Vernichtungsvorgang nach § 5.

Die jeweils verantwortlichen Personen sind zu bezeichnen.

(2) Das Protokoll nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 ist am Übernahmestichtag aufzunehmen und auch vom Übergeber zu unterzeichnen. Das Protokoll nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 muss auch enthalten:

1. wie viele Verwahrungsnachrichten verarbeitet und wie viele Verwahrdatensätze in die Datenbank übernommen wurden;